Travailler avec une Wedding Planner par J’ai 2 Amours pour les photographes & vidéastes

Lorsqu’on est photographe ou vidéaste de Mariage on est parfois amené à travailler avec une Wedding Planner (oui c’est souvent une fille). Souvent ce sont de beaux Mariages ou des mariages de personnes venant de l’étranger mais est-ce que ça change quelque chose à notre travail? Et comment arrive-t-on à travailler avec des Wedding Planner.

Pour répondre à toutes ces questions, Aurélie Olarte y Roman de l’Agence J’ai 2 Amours avec qui j’ai l’habitude de travailler a accepté de se prêter au jeu de l’interview.

Et pour introduire tout cela je vous propose le film d’un Mariage que nous avons fait ensemble et sur lequel j’étais accompagné de Thibault Chappe à la photo.

Sonia + Aurélien // Teaser from Sébastien CABANES // Filmmaker on Vimeo.

Est-ce que tu peux te présenter?

Bonjour à toutes et à tous,
Je me présente, Aurélie OLARTE Y ROMAN, wedding planner de l’agence J’ai 2 Amours, basée à Maussane les Alpilles, en Provence.
J’ai commencé mes armes dans le monde du mariage et de l’entreprenariat en 2001, en tant que créatrice de robes de mariées sur mesure, puis j’ai ouvert mon agence évènementielle en 2013.
Je baigne donc dans le monde du mariage depuis un bon nombre d’années maintenant et c’est toujours avec la même passion qui m’anime, celle de faire le bonheur de couples et de célébrer leur amour. Je suis toujours très émue le jour de leur mariage, tout en gardant le sourire, car je suis quelqu’un d’enjouée et de dynamique !

Sur quel type de Mariage travailles-tu?

Je travaille sur des mariages élégants et raffinés. J’aime à travailler sur des mariages de personnes aimant l’art du détail, les belles choses et surtout adorant faire la fête en compagnie de leurs proches, qui souhaitent un évènement très convivial où règne la bonne humeur.
Je suis aussi une grande fan de mode et de décoration (de mariage et d’intérieur), j’adore étudier les scénographies de décoration douce, classe ou plus sophistiqué, m’adapter à la demande des amoureux et relever les défis de décorations diverses et personnalisées.
En somme, je travaille sur des mariages dit « haut de gamme », tout en m’adaptant aux budgets des couples.

photographe videaste travailler avec une wedding planner
Photo ©Yoan Mollemeyer

Et sur ces Mariages tu t’occupes de quoi exactement ?

Je suis en charge de proposer aux futurs mariés tous les professionnels qu’ils recherchent pour leur mariage, suivant leurs attentes, leurs goûts et leur budget. En commençant par le lieu de réception, suivi rapidement des professionnels de l’image, du traiteur, de la décoration, du DJ et/ou groupe musical puis la papeterie, les cadeaux invités, les alcools, les animations diverses, les sociétés d’animations enfants… Bref, tous professionnels qui sont nécessaires au bon déroulé de leur union.
J’établi un planning des différentes étapes à effectuer durant les préparatifs avec la période à laquelle il faut que nous nous chargions d’avoir tranché sur telle ou telle prestation, fait le choix du professionnel, signé les contrats.
J’établi aussi un planning des différents paiements en rappelant à quelles dates ils doivent être effectués pour les acomptes, les soldes.
Je me charge aussi de gérer les interventions des proches, je rentre en contact avec eux (notamment les témoins) environ deux mois avant le mariage, afin de savoir ce qu’ils prévoient lors de la soirée de mariage du couple. Si ils ont dans l’idée de faire une vidéo longue de 20 minutes, ce qui pourrait faire perdre l’ambiance et ennuyer les invités, je leur conseille d’écourter de moitié leur animation et les conseille aussi sur la logistique pour diffuser leur vidéo. Je gère aussi les discours et le nombre global d’interventions, car cela peut vite surcharger la soirée et de ce fait faire servir le dessert à 1h30, bien trop tard car les personnes ayant de jeunes enfants et les personnes âgées partiraient en premier avant d’avoir pu manger une part du gâteau de mariage, ce qui serait vraiment dommage.
J’effectue aussi un rendez vous technique sur place avec les professionnels ayant la nécessité de voir le lieu, pour la logistique, les branchements électriques, les cuisines, les emplacements tables, salon lounge, etc… Ce qui permet de ne pas avoir de surprises le jour du mariage, même si une panne de prise peut arriver, cependant pas de soucis, nous sommes là aussi pour les imprévus !
J’établi le planning du jour j, en collaboration avec  les professionnels de l’image, en s’entendant sur l’horaire des photos et vidéo du couple, le couché de soleil, à quel endroit, et également en collaboration avec le DJ ainsi que le traiteur, suivant les interventions des proches (placé entre un plat ou autres) en faisant attention aux plats servis car suivant l’intervention, si celle ci prend plus de temps, c’est le plat chaud qui pourrait alors être trop cuit et la qualité ne sera pas là.

Photographe vidéaste travailler avec une wedding plannerPhoto ©Sébastien CABANES SJ Studio

Le jour du mariage, nous sommes deux, présentes depuis les préparatifs jusqu’au dessert, gérant le timing établi en amont, afin que les mariés aient bien la cérémonie dont ils rêvent, le cocktail servi et animé comme il se doit, les images de couple au moment le plus adéquate pour qu’ils aient de très belles photos et vidéos, s’entendre entre tous en cas de retard (il y en a toujours un peu, notamment quand le beau temps est au rendez vous et que les personnes profitent pleinement des extérieurs) afin que les plats soient servis comme ils doivent l’être et que l’animation se fasse au moment souhaité par les mariés.

Comment choisis-tu les prestataires avec lesquels tu travailles et particulièrement les photographes et les vidéastes ?

Je conseille des professionnels dont je connais le sérieux, l’exigence du travail bien fait, qui sont à l’écoute des futurs mariés et qui sont passionnés par leur travail.
Pour les professionnels de l’image, j’ai dans mon carnet d’adresses des personnes qui accordent autant d’importance aux détails qu’aux photos et vidéos de couples, car je suis moi même très attachée à cela, c’est une des qualités que mes mariés apprécient beaucoup (je ne fais que les citer ^^).
Tout est réfléchi depuis le début pour que tout soit assorti et qu’il y ait un fil conducteur, par exemple pour la papeterie cela part du faire-part, au plan de tables, en passant par les cartons marque-places si il y en a, aux noms de tables et jusqu’au menu, dans les mêmes couleurs, le même style et la même police d’écriture…
Les mariés voient cela le jour J mais cette journée passe si vite qu’ils passent à côté de petits détails pourtant chers à leurs coeurs pendant les préparatifs, alors les voir en image, les redécouvrir avec émotion et les entendre à la découverte de leurs photos et de leur vidéo dirent « ah oui ! on a vite vu que tel ou tel chose, mais pas dans le détail comme cela, que c’était beau ! » c’est ce qui me persuade que je suis dans la bonne vision des mariés qui choisissent de me confier leur mariage.
Je pré-sélectionne ensuite ceux qui sont dans le style du mariage dont les mariés rêvent et qui correspondent aussi à leur budget, puis j’envoi les liens des professionnels une fois que j’ai pris connaissance de leurs disponibilités.

Photographe travailler avec une wedding planner
Photo ©Yoan Mollemeyer

Comment ça se passe avec les clients?

Une fois qu’ils me font savoir qui ils voudraient pour leur mariage, je les fait rencontrer le professionnel lors d’un rendez vous en direct ou via skype (facetime, etc…) car avoir le feeling est aussi très important, ils nous confient un de leur plus beau jour, il faut donc qu’il y ait une bonne entente. Ensuite le professionnel m’envoie ses documents afin d’officialiser la collaboration avec les futurs mariés, je relie et vérifie les informations puis je transfère cela au couple, en somme ils passent les contrats en direct avec chaque professionnel.

Travailler avec une wedding planner photographe videaste mariage
Photo ©Sébastien CABANES SJ Studio

Quelle est ta relation avec le photographe ou le vidéaste avant le Mariage? Comment vous organisez-vous?

C’est une relation très importante à mes yeux, meilleure elle et au plus ils ont d’informations, au mieux ils se sentent pour donner le meilleur d’eux même et faire de superbes images, c’est aussi s’assurer une belle image de marque pour mon travail et celui de toute l’équipe.
En ce qui concerne l’organisation, je les contacte avant de monter le planning de la journée, afin de définir ensemble des séances photos de groupes, photos et vidéo de couple suivant les souhaits des futurs mariés, des horaires des cérémonies et surtout de la luminosité. Je veille à ce qu’ils travaillent dans les meilleures conditions, c’est ce qui leur permet de faire de belles images, ce qui comblent les mariés, moi même et les professionnels qui ont donné le meilleur pour que cette journée soit une réussite.

Le jour J comment se passe la collaboration avec le photographe ou le vidéaste?

Nous nous tenons informé de tout, toute la journée, malgré le planning jour J envoyé quelques jours avant le mariage et que nous validons ensemble.
Je leur indique quand la salle est prête à être shootée, en ayant pris soin d’allumer toutes les bougies et que rien ne traine.
Je les consulte régulièrement en pour les différentes sessions qui rythmeront la journée, par exemple le lieu où placer les mariés lors d’une cérémonie laïque, parce que ne pas avoir le soleil en pleine figure et ne pas plisser les yeux, c’est quand même mieux et aussi où faire les photos de groupe par exemple. C’est important d’avoir leurs avis, notamment pour les photos de couple, leur demander si le moment leur convient et ils n’hésitent pas à me dire si on repousse un peu suivant la force de la lumière (étant donné que c’est très souvent pendant le cocktail apéritif, cela n’est pas gênant pour les mariés et les invités), car ce sont eux seuls qui peuvent juger de la bonne luminosité, chacun son domaine 😉
Eux aussi tiennent compte de la suite qui arrive après les images de couple, car cela peut faire retarder l’entrée en salle et le service des plats, qui comme dit plus haut, pourrait altérer la qualité des mets ainsi que de l’animation. Nous formons une équipe travaillant main dans la main.

Photo ©Sébastien CABANES SJ Studio

Qu’attends-tu particulièrement d’un photographe ou d’un vidéaste de Mariage?

Qu’ils soient sympas déjà, c’est important de ne pas sans se prendre la tête. Qu’ils travaillent en bonne entente avec moi et l’équipe, car nous sommes un tout, c’est ce qui permet d’avoir des images plus élaborées que sur un mariage où ils passeraient en direct avec les clients. Je les informe régulièrement de tous les détails présents sur le mariage, leur fais passer la planche d’inspiration et toutes les animations de la soirée c’est primordial pour qu’ils puissent s’imprégner de l’ambiance du mariage, alors j’aime quand ils prennent le temps de prendre connaissance de mes mails car il pourrait arriver, quand les futurs mariés avaient déjà choisis leurs professionnels de l’image, que ceux ci n’aient pas pris connaissance des informations et de se voir sur un mariage qui n’est pas ce à quoi ils s’entendaient, trop de détails qu’ils n’auraient pas le temps de capturer alors que c’est très important pour moi et les équipe de décoration d’avoir ces images, sans cela nous ne pouvons pas montrer notre savoir faire. Je sais que des prestataires cible le couple, car c’est de cette façon qu’ils souhaitent communiquer, cependant il faut aussi qu’ils prennent conscience que tout comme eux nous avons étudié l’image donné au mariage, que des personnes ont pris beaucoup de temps à faire les compositions florales, la carterie et tout mettre en place le jour J, les images qu’ils vont produire nous servirons aussi pour notre communication et faire connaître notre travail, je pense qu’il ne faut pas réfléchir égoïstement à son image seule mais aussi à tous ceux qui ont oeuvré pour que les futurs mariés aient le mariage dont ils rêvaient, dans les moindre détails et que cela leur fera plaisir de revoir tout ceci en image, comme cela fera plaisir aux professionnels de pouvoir bénéficier de supports qui représenteront leur travail et leur image de marque. De plus, en citant les crédits photos et vidéos, ils y gagnent aussi en visibilité.

Après le Mariage comment cela se passe?

J’envoi un mail de remerciements à tous les professionnels, en groupé (car nous gardons l’esprit d’équipe) et leur demande de faire un debrief afin de savoir comment ils ont vécus le mariage, les éventuelles choses à revoir, à perfectionner, c’est important d’avoir leurs retours sur cette journée. Puis une fois que les images me parviennent, je refais un mail avec le lien de téléchargement des images en donnant les liens vers les réseaux sociaux de tous les professionnels présents sur le mariage, afin que chacun puisse épingler les prestataires sur de futures publications, cela permet une plus grande visibilité pour tous.

Travailler avec une wedding planner photographe videaste
Photo ©Thibault Chappe

Et pour les diffusions sur les réseaux sociaux est-ce que tu impose quelque chose?

Que les professionnels de l’image me communique bien leurs photos et vidéos, car je suis à l’origine de la signature du contrat, je pense à eux pour un couple alors je souhaite qu’ils pensent à moi en retour et que l’on n’oublie pas de me citer en tant qu’organisatrice, car c’est un échange de bons procédés. J’ai toujours pris le parti de citer tout le monde, car c’est grâce au travail de chacun ainsi que leur implication, que j’ai le rendu que je souhaite sur les mariages que j’organise, tout comme c’est grâce à la prise de contact pour mon couple qu’ils ont pu capturer le mariage.

Quel conseil tu pourrais donner à des photographes ou des vidéastes qui veulent travailler avec une Wedding Planner?

Je leur conseillerais d’être complice avec la wedding planner, c’est à dire de nouer une relation de confiance durable afin qu’elle sache qu’elle peut compter sur eux même si il y a un soucis, un ou plusieurs imprévus, qu’elle se sentent soutenue par son équipe tout comme la wedding planner doit faire exactement la même chose avec les professionnels avant, pendant et après le jour J. Des relations saines, où chacun valorise le travail des autres, tel une équipe soudée, c’est la base d’une ambiance tellement agréable le jour J que même en cas de coup dur, ça passe et on avance, ensemble.

Sébastien CABANES

Je suis Sébastien CABANES, photographe et filmmaker depuis plus de 10 ans. Je partage ici avec vous mon expérience, mes reflexions et tout ce qui me passe pas la tête à propos de la photo et la vidéo.

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